Kegunaan & Fungsi DATABASE dalam Sistem Informasi (Lengkap)

Mungkin sampai saat ini tidak banyak orang yang mengenal apalagi mengetahui istilah yang satu ini. Padahal tanpa disadari di era yang sudah modern ini hampir semua kehidupan tidak bisa lepas dari penggunaan database, contohnya penyimpanan data komunikasi dalam social media, penyimpanan data nasabah dalam bank, data penduduk, layanan pemerintah dan masih banyak lagi.

Database atau dalam istilah bahasa Indonesia nya disebut basis data merupakan sekumpulan data yang tersimpan secara terstruktur sehingga mudah diakses untuk mencari informasi data atau memcahkan masalah yang ada.

Pada umunya database tersimpan dalam perangkat komputer tapi bisa juga yang masih menggunakan arsip atau hardcopy sebagai media penyimpanan data (penyimpanan berkas). Namun dalam artikel kali ini penulis akan lebih memfokuskan penjelasan mengenai fungsi database yang biasa digunakan dalam komputer.

Awal Mula Kemunculan Database

Database saat ini memegang peranan penting di hampir dalam segala aspek kehidupan. Bahkan masyarakat awam yang tidak mengenal istilah ini juga tanpa sadar melibatkan penggunaan database dalam pekerjaan atau aktifitasnya sehari – hari. Sejarah mencatat database sudah mulai digunakan setelah era system pemrosesan manual dan pemrosesan berkas. System ini menggunakan kertas dan disusun dalam rak – rak berkas yang tersusun rapi.

Kemunculan DBMS sendiri dimulai pada awal tahun 1960 di suatu perusahaan bernama General Electric dan dipelopori oleh seseorang bernama Charles Bachman. Saat itu namanya penyebutannya adalah Integrated Data Store (Penyimpanan Data Terintegrasi).

Dan pada akhir tahun 1960 IBM mulai mengembangkan Sistem Manajemen Informasi (Information Management System) atau yang biasa disebut DBMS. Inilah yang menjadi awal ketenaran Database Management System.

Pembentukan IMS (Information Management System) berasal dari representasi data pada kerangka kerja dan dinamakan dengan data hirarki. Di waktu yang sama ini juga dikembangkan suatu system hasil kerjasama IBM dengan perusahaan penerbangan asal Amerika dan dinamakan SABRE. System ini memberi akses pada user untuk bisa membuka data yang sama melalui jaringan komputer.

Kegunaan dan Fungsi Database

Mengingat perannya yang sangat vital tidak heran bahwa database memiliki banyak fungsi atau kegunaan. Salah satu bukti nyata adalah keberadaan Google dengan informasi nya yang mendunia dan seakan tidak ada habisnya, serta Facebook yang memiliki pengguna hampir diseluruh penjuru dunia.

Bahkan pada kanal youtube data yang disimpan dalam bentuk media (video) sehingga memakan ruang yang tidak sedikit, namun seiring banyak video yang diupload hampir tidak ada gangguan sama sekali. Hal ini dikarenakan pemanfaatan database dilakukan dengan baik dan sangat efektif.

Dengan memahami fungsi diatas penulis berharap agar para pembaca dapat menyikapi keberadaan database secara positif serta memanfaatkan nya semaksimal mungkin. Tidak hanya seorang yang menyukai dunia teknologi saja yang harus mengetahui hal ini, tapi masyarakat luas juga. Diantara banyaknya fungsi database beberapa akan kami kupas beserta penjelasan nya dibawah ini :

Penggunaan database dapat memudahkan user untuk mengelompokkan data agar mudah diidentifikasi. Hal ini sangatlah penting mengingat penggunaan data yang pastinya dalam jumlah banyak namun ingin mencari salah datu data spesifik dengan cepat dan akurat. Contohnya pada sistem database yang ada di bank pastilah memiliki data masing – masing nasabahnya beserta informasi yang dituliskan ketika mendaftar. Untuk mencari informasi salah satu nasabah dari sekian banyak yang mendaftar pastilah akan menemui kesulitan jika tidak ada pengelompokan pada database.
Menghindari data ganda atau duplikat, hal ini tentunya juga yang paling melatarbelakangi perkembangan database hingga saat ini. Karena semakin banyak data yang disimpan maka kemungkinan terjadinya duplikat data semakin besar, mengingat pengguna nya juga pasti lebih dari satu. Hal ini dapat diatasi dengan salah satu fitur dari database seperti Primary Key yang membuat salah satu kategori bersifat unique (tidak boleh sama dengan data lain).
Memudahkan user dalam hal menambah, merubah data, serta menghapus. Dengan memberikan otoritas kepada akun lain selain administrator tentu akan lebih efektif dalam pengolahan data. Tidak hanya membuat data saja, proses editing data yang salah atau bahkan menghapus sebagian data juga bisa dapat dilakukan. Isitilah ini seringkali disebut CRUD (Create, Read, Update dan Delete). Fungsi ini juga harus diperhatikan agar tetap memberi batasan pada semua akun sesuai otoritas sudah ditetapkan sebelumnya.
Menjaga keamanan data dan informasi yang disimpan. Fungsi keamanan ini sebenarnya masih memiliki banyak celah mengingat komputer yang digunakan juga dapat mengalami gangguan setiap saat. Namun sekarang sudah ada teknologi backup yang dapat memberi ketenangan lebih pada pengguna jika dibandingkan menyimpan data berupa arsip karena jauh lebih rawan.
Menanggulangi permasalahan ruang yang biasa dialami penyimpanan data manual. Penggunaan kertas dalam jumlah besar tentunya akan memakan banyak ruang dan pastinya menyulitkan dalam mencari informasi. Namun setelah memindahkan data kertas ke dalam database pastinya akan jauh lebih praktis dan hanya sedikit memakan ruang dalam komputer. Namun tetap penggunaan data dalam kertas juga tidak bisa diabaikan, hal ini terbukti hampir pada semua perusahaan pasti meluangkan ruang untuk arsip data dari tahun ke tahun meskipun dalam komputer juga ada.
Penggunaan database juga dapat mensupport aplikasi yang memerlukan data dalam jumlah sangat besar, bahkan dari seluruh dunia. Hal ini sempat disinggung diatas seperti pada aplikasi social media yang saat ini sangat digemari. Penggunaan sosmed ini pastinya mencakup data pengguna atau data komunikasi di hampir seluruh dunia dan akan dipakai secara terus – menerus.