Pengertian Administrasi Perkantoran : Tugas, Tujuan, dan Unsur-unsurnya

Pengertian Administrasi Perkantoran

Pengertian administrasi perkantoran tidak dapat dilepaskan dari pengertian administrasi dan pengertian perkantoran.

Dari berbagai literatur disebutkan bahwa kata administrasi dalam bahasa Belanda adalah administratie yang berarti tata usaha, manajemen dari kegiatan-kegiatan organisasi, dan manajemen dari sumber daya seperti keuangan, personel, dan gudang. Adapun kata perkantoran menurut kamus diartikan sebagai segala sesuatu yang berhubungan dengan kantor sebagai tempat dilaksanakannya berbagai macam kegiatan perkantoran yang meliputi perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, pengawasan, dan pengendalian perkantoran.

Berbagai literatur juga menyebutkan bahwa istilah administrasi perkantoran kerapkali disamaartikan dengan manajemen perkantoran. Hal ini ditegaskan oleh PBB (1969) yang pada intinya menyatakan bahwa administrasi perkantoran dan manajemen perkantoran adalah sama. Walaupun jika menilik sejarahnya, istilah administrasi perkantoran lebih merujuk pada urusan-urusan negara sedangkan manajemen perkantoran merujuk pada urusan-urusan perusahaan.

Pengertian Administrasi Perkantoran Menurut Para Ahli

Atas dasar itulah, para ahli kemudian merumuskan pengertian administrasi perkantoran antara lain sebagai berikut.

1. William Leffingwell dan Edwin Robinson (1950) mendefinisikan administrasi perkantoran sebagai cabang ilmu manajemen yang berkenaan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien, kapan, dan di mana pekerjaan itu harus dilakukan.
2. George R. Terry (1966) mendefinisikan administrasi perkantoran sebagai perencanaan, pengawasan, dan pengorganisasian pekerjaan kantor serta menggerakkan mereka yang melaksanakan pekerjaan kantor tersebut untuk mencapai tujuan-tujuan yang ditentukan terlebih dahulu.
3. Institute of Administrative Management (1990an) mendefinisikan manajemen perkantoran sebagai salah satu cabang ilmu manajemen yang memfokuskan pada layanan untuk mendapatkan, mencatat, dan menganalisis informasi, baik itu merencanakan maupun mengkomunikasikannya guna mengamankan aset organisasi serta mempromosikan layanan administrasi itu sendiri untuk mencapai tujuan organisasi.
4. H Evans (2009) dalam Kemendikbud (2016) mendefinisikan administrasi perkantoran sebagai fungsi yang berkaitan dengan manajemen dan pengarahan semua tahap operasi perusahaan yaitu proses pengolahan data, komunikasi, dan memori organisasi.

Dengan demikian pengertian administrasi perkantoran atau manajemen perkantoran adalah serangkaian kegiatan atau fungsi manajemen yang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran guna mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan.

Adapun pekerjaan perkantoran yang dimaksud adalah pekerjaan yang bersifat ketatausahaan dan pekerjaan yang bersifat non ketatausahaan. Pekerjaan yang bersifat ketatausahaan meliputi pekerjaan yang berkenaan langsung dengan pekerjaan tulis menulis, korespondensi, pengarsipan, penyortiran, pengetikan, pengurusan kepegawaian, pengurusan keuangan, pengurusan perlengkapan, penggandaan, dan pembuatan laporan. Sedangkan pekerjaan yang bersifat nonketatausahaan meliputi pekerjaan yang tidak berkaitan langsung dengan pekerjaan tulis menulis seperti menerima tamu, menangani telepon, melayani kebersihan, dan pelayanan keamanan.

Tugas dan Tujuan Administrasi Perkantoran

Telah disebutkan sebelumnya bahwa administrasi perkantoran merupakan fungsi manajemen dari hal-hal yang berkaitan dengan pekerjaan perkantoran baik yang bersifat ketatausahaan maupun nonketatausahaan. Ketatausahaan mencakup kegiatan pengelolaan data dan informasi. Tujuan kegiatan ini adalah agar tersedia informasi yang siap pakai.

Adapun yang dimaksud dengan informasi yang siap pakai adalah informasi yang lengkap, relevan dengan kegunaannya, tepat waktu, akurat, dan dapat dipertanggungjawabkan. Sementara itu, pekerjaan perkantoran yang bersifat nonketatausahaan diantaranya mencakup kegiatan pelayanan, manajemen perkantoran, serta pemeliharaan sarana dan prasarana organisasi atau perusahaan.

Adapun tujuan administrasi perkantoran menurut George R. Terry (1966) adalah sebagai berikut.

• Membantu perusahaan agar tetap memelihara persaingan.
• Memberikan semua keterangan yang lengkap dan dibutuhkan kepada siapa, bilamana, dan di mana keterangan tersebut diperlukan untuk pelaksanaan perusahaan secara efisien.
• Memberikan pekerjaan tata usaha yang cermat.
• Membantu memberikan pelayanan yang baik kepada para pelanggan.
• Membuat berbagai macam catatan yang semakin berkualitas walaupun berbiaya minim.
• Memberikan berbagai macam catatan dan laporan berkualitas yang baik walaupun dengan biaya yang minim.

Unsur-Unsur Administrasi Perkantoran

Tugas administrasi perkantoran tidak hanya berkutat pada masalah ketatausahaan saja melainkan juga meliputi kegiatan kerjasama yang dilakukan oleh sekelompok orang untuk mencapai tujuan bersama. Kegiatan ini melibatkan beberapa unsur seperti organisasi, manajemen, komunikasi, informasi, kepegawaian, keuangan, material, dan relasi publik.

Dengan demikian, unsur-unsur administrasi perkantoran adalah sebagai berikut.

1. Organisasi

Organisasi adalah unsur administrasi perkantoran yang pertama. Yang dimaksud dengan organisasi  adalah struktur sekaligus tempat diselenggarakannya suatu usaha kerja sama. Secara lebih rinci, organisasi merujuk pada proses penataan, pengaturan, penyusunan, serta pembagian kerja dari suatu usaha kerja sama.

Sejatinya, pengertian organisasi seperti ini lebih tepat disebut dengan pengorganisasian (organizing). Dengan demikian, yang dimaksud dengan pengorganisasian atau organizing adalah proses pengelompokkan orang, alat-alat, tugas-tugas, tanggung jawab, maupun wewenang yang ditujukan untuk menciptakan suatu organisasi yang dapat digerakkan sebagai satu kesatuan guna mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

2. Manajemen

Unsur administrasi perkantoran yang kedua adalah manajemen. Yang dimaksud dengan manajemen adalah serangkaian kegiatan penataan yang mencakup penggerakan orang-orang dan pengerahan fasilitas kerja agar tujuan kerja sama benar-benar tercapai.

Fungsi manajemen meliputi perencanaan, pembuatan keputusan, pengarahan, pengoordinasian, pengontrolan, dan penyempurnaan. Fungsi manajemen lainnya yang perlu diterapkan dalam proses administrasi perkantoran atau manajemen perkantoran adalah pemberian motivasi kepada pegawai kantor.

3. Komunikasi

Unsur administrasi perkantoran berikutnya adalah komunikasi. Yang dimaksud dengan komunikasi adalah proses penyampaian pesan dari pengirim pesan kepada penerima pesan untuk mencapai suatu tujuan yakni adanya perubahan opini, sikap, atau perilaku. Dalam administrasi perkantoran, komunikasi berkaitan dengan penataan ataupun pengelolaan data maupun informasi yang dibutuhkan oleh pihak lain yang bekerja sama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

4. Informasi

Unsur administrasi perkantoran berikutnya yang berkaitan erat dengan komunikasi adalah informasi. Dalam administrasi perkantoram, informasi merupakan serangkaian kegiatan yang mencakup penghimpunan, pencatatan, pengolahan, penggandaan, pengiriman, penyimpanan, pemeliharaan, penyusutan, dan pemusnahan informasi.

5. Kepegawaian atau personalia

Suatu organisasi tidak akan berjalan tanpa adanya personel yang bersinergi didalamnya. Personel yang bekerja sama dalam suatu organisasi hendaknya memiliki keahlian di bidang tertentu sehingga ketika orang-orang ini bekerja sama dengan baik tujuan organisasi pun akan tercapai dengan baik pula. Untuk itu diperlukan perencanaan yang matang mengenai analisis pekerjaan serta deskripsi pekerjaan yang jelas agar diperoleh spesifikasi pekerjaan yang tepat.

Dalam adminitrasi perkantoran, proses perencanaan ini berkaitan erat dengan kepegawaian atau personalia. Dengan demikian, kepegawaian atau personalia dalam administrasi perkantoran merupakan rangkaian kegiatan penataan yang meliputi pencarian, pelamaran, pengujian, penerimaan, pengangkatan, penempatan, kepangkatan, pengembangan, kesejahteraan, pemutasian, dan pemberhentian tenaga kerja dalam suatu kerja sama dalam rangka mencapai tujuan tertentu.

6. Keuangan atau finansial

Salah satu unsur administrasi perkantoran yang tak kalah penting adalah keuangan atau finansia. Yang dimaksud dengan keuangan atau finansia adalah kegiatan penataan yang mencakup penyusunan anggaran belanja, penentuan sumber biaya, cara pemakaian, pembukuan, dan pertanggung jawaban atas pembiayaan dalam suatu kerja sama dalam rangka mencapai tujuan tertentu.

7. Materia atau perbekalan

Unsur administrasi perkantoran selanjutnya adalah material atau perbekalan. Yang dimaksud dengan materia atau perbekalan adalah serangkaian kegiatan penataan yang mencakup pengadaan, pencatatan, pengaturan pemakaian, pemeliharaan, dan penyingkiran benda dalam suatu kerja sama dalam rangka mencapai tujuan tertentu.

8. Hubungan masyarakat atau relasi publik

Unsir administrasi perkantoran yang terakhir adalah hubungan masyarakat atau relasi publik. Yang dimaksud dengan hubungan masyarakat atau relasi publik adalah rangkaian kegiatan penataan yang mencakup usaha pengenalan kegiatan organisasi kepada lingkungan dan penangkapan hasrat serta suasana lingkungan dalam suatu kerja sama dalam rangka mencapai tujuan tertentu.

Biasanya fungsi hubungan masyarakat atau relasi publik merupakan tanggung jawab seorang pejabat dalam suatu kerja sama. Dalam artian, pejabat tersebut harus mewakili kerja sama itu dalam hubungannya dengan lingkungan sekitar.

Sekian pembahasan kita kali ini mengenai administrasi perkantoran terkait dengan pengertian, tugas, tujuan, serta unsur-unsur yang terkandung didalamnya. Semoga bermanfaat. Terima kasih.

Editor: Muchammad Zakaria