6 Cara Mengirim Lamaran Lewat Email (100% Lolos Interview)

Arus informasi yang begitu cepat membuat setiap orang berlomba-lomba untuk menyeimbangkan dirinya bersosial terhadap teknologi. Tidak bisa dipungkiri, teknologi yang dapat memungkinkan menningkatkan kinerja seseorang sangat membantu bagi personal maupun perusahaan.

Kini, beberapa perusahaan memberikan persyaratan untuk mengirim lamaran pekerjaan lewat email saja. Selain menghemat biaya dan waktu, perusahaan telah membantu mengurangi penggunaan kertas yang berlebih.

Namun, beberapa pelamar kerja yang belum memahami tips mengirim lamaran kerja lewat email ini dengan benar dapat membuat perusahaan enggan menerima Anda sebagai karyawannya. Oleh karena itu, ada baiknya jika Anda mengetahui hal-hal penting dalam mengirim surat lamaran lewat email.

Cara Mengirim Lamaran Lewat Email untuk Pemula

Nah, artikel ini akan membantu Anda dalam memahami cara mengirim lamaran lewat email agar lamaran Anda dapat dilirik atau bahkan hingga diterima oleh perusahaan. Yuk simak penjelasan cara mengirim lamaran lewat email berikut.

[ez-toc]

A. Membuat Lamaran Kerja (Format PDF)

1. Siapkan seluruh dokumen persyaratan

Dokumen yang dibutuhkan atau diminta oleh perusahaan harus benar-benar diikuti seperti daftar riwayat hidup, KTP, ijazah, surat keterangan sehat dan lain sebagainya.

Nah, semua dokumen tersebut harus discan agar dapat dikirim melaui email. Usahakan jangan lakukan pengeditan terhadap keaslian identitas pada dokumen Anda.

2. Buat Lamaran Kerja di Microsoft Word

Buka aplikasi Microsoft Word pada laptop atau komputer anda. Kemudian ketikkan lamaran kerja dan daftar riwayat hidup dengan template seperti gambar dibawah ini.

Untuk mempersingkat waktu anda, saya sudah menyertakan file docx lamaran kerja yang bisa anda download. Jadi anda tinggal mengeditnya sesuai dengan data diri anda.

Jika anda baru lulus dan belum punya pengalaman kerja sama sekali. Maka anda bisa menggantinya dengan pengalaman magang seperti contoh dibawah ini. Kalau anda mempunyai prestasi terutama yang berhubungan dengan posisi yang anda lamar, silakan disertakan juga. Itu merupakan nilai plus tersendiri bagi HRD.

Pengalaman Magang:
1. CV. Lesmana Computindo
   Mulai dari 11 Januari sampai 25 April 2015

2. CV. Pustaka Jaya
   Mulai dari 12 Maret sampai 25 Oktober 2016

Jangan lupa untuk melampirkan dokumen yang diperlukan seperti Ijazah, Kartu Tanda Penduduk, Sertifikat dan lain sebagainya. Letakkan dokumen tersebut dibawah Daftar Riwayat Hidup dengan posisi foto rata tengah.

Hal ini bertujuan agar semua dokumen yang diperlukan baik itu lamaran pekerjaan, daftar riwayat hidup dan dokumen lainnya dijadikan satu menjadi 1 file PDF supaya HRD dapat memeriksanya dengan cepat.

Setelah itu anda pilih File seperti yang ditunjuk tanda panah. (Foto KTP hanya ilustrasi)

Kemudian anda pilih Save As lalu pilih Browse untuk menentukan lokasi folder dimana file ini akan disimpan.

Disini kita menggunakan format PDF karena jenis file ini merupakan yang umum digunakan untuk melamar kerja lewat email. Untuk nama filenya formatnya seperti ini: Lamaran untuk [Posisi yang dilamar] – Nama lengkap. Kemudian pada opsi Save as type anda pilih PDF. Selanjutnya pilih Save.

3. Kompres file PDF yang memiliki ukuran > 2 MB

Ukuran file yang akan dikirimkan usahakan tidak terlalu besar. Lakukan resize terhadap file yang berukuran di atas 2 MB. Berhubung file PDF yang saya buat memiliki ukuran 4 MB, maka saya harus melakukan resize atau kompres file PDF.

Untuk mengecilkan ukuran file PDF, kita bisa menggunakan bantuan tool online yang bernama iLovePDF (klik linknya disini). Klik tombol Select PDF files untuk memasukkan file PDF yang ingin dikompres.

Terdapat tiga opsi kompresi yang disediakan, biarkan default (Recommended Compression). Setelah itu anda klik tombol Compress PDF.

Tunggu proses kompres file PDF hingga selesai.

File PDF yang sudah dikompres akan terdownload secara otomatis. Beri nama sesuai format sebelumnya kemudian anda pilih Save.

Jika muncul warning seperti ini, tinggal pilih Yes. File PDF sudah siap digunakan dan tinggal dikirim.

B. Mengirim Lamaran Lewat Email

Cara mengirim lamaran lewat email ini dapat Anda lakukan di smartphone maupun PC/komputer. Sebelum mengirim lamaran pekerjaan Anda, pastikan bahwa semua persyaratan wajib dan pendukung yang diminta oleh perusahaan benar-benar telah Anda patuhi dan lengkap.

1. Gunakan email yang profesional

Salah satu kesalahan yang sering dilakukan oleh pelamar pekerjaan yaitu mengirim lamaran pekerjaan menggunakan email dengan nama alias atau samaran. Sebaiknya gunakan alamat email dengan nama asli. Karena, hal ini menjadi salah satu pertimbangan bagi pihak perusahaan terkait keformalan pelamar.

Anda dapat menggunakan layanan surel Gmail, Yahoo maupun yang lainnya. Misalnya nama lengkap pelamar adalah Nur Ludfia, maka email yang harus Anda gunakan nur.ludfia@gmail.com atau nurludfia10@yahoo.com. Apabila Anda menggunakan email seperti ludfiacantikbgt@yahoo.com akan membuat kesan Anda sangat tidak profesional.

Lalu bagaimana jika Anda belum memiliki email seperti kriteria di atas? Segera lakukan pendaftaran email yang sesuai agar tim penerima karyawan dapat melirik surat lamaran kerja Anda.

2. Ikuti standar pengiriman email

Selain itu, perlu diingat walaupun mengirim lamaran email dapat dilakukan selama 24 jam bukan berarti Anda dapat mengirimnya jam 12 malam. Untuk menghindari ketidaksopanan, sebaiknya lakukan pengiriman email pada saat jam kerja dan tentunya pada saat lowongan masih tersedia.

3. Mengirim Lamaran

Layanan email yang paling banyak digunakan adalah Gmail. Jadi disini kita akan mencoba untuk mengirim lamaran melalui Gmail. Login ke akun Gmail anda kemudian pilih Compose.

Anda harus benar-benar mengetahui email perusahaan yang ingin Anda tuju. Selain itu, hindari kesalahan pengetikan alamat email perusahaan agar surat lamaran benar-benar sampai ke email yang seharusnya. Pada kolom To anda masukkan alamat email perusahaan sedangkan pada kolom Subject diisi dengan format:

Lamaran untuk [Posisi yang dilamar] – Nama Anda

Anda dapat melihat contoh berikut:

Lamaran untuk Operator Produksi – Nur Ludfia

Subject email tidak boleh kosong dan tidak disarankan hanya mengisinya dengan kalimat “Lamaran Pekerjaan”. Sedangkan body email dibiarkan kosong saja. Selanjutnya klik ikon Attachment seperti yang ditunjuk tanda panah dan upload file lamaran kerja (PDF).

Setelah file lamaran berhasil diupload. Jangan lupa berdoa terlebih dahulu sesuai dengan agama dan kepercayaan masing-masing. Terakhir pilih Send untuk mengirim lamaran anda.

C. Kesalahan Umum Ketika Mengirim Lamaran Lewat Email

Ada beberapa kesalahan umum yang seringkali dilakukan ketika mengirim lamaran lewat email, diantaranya sebagai berikut:

1. Alamat Email yang Tidak Profesional

Saat mengirimkan lamaran lewat email hal pertama yang harus diperhatikan adalah alamat email yang Anda miliki.  Alamat email adalah salah satu yang bisa menentukan nasib dari si pelamar. Mungkin saat Anda menggunakan sosial media, alamat email yang Anda gunakan masih ngawur alias asal buat email.

Contohnya seperti akucantik123@gmail.com dan lain sebagainya. Coba Anda perhatikan kembali, jika Anda menggunakan alamat email seperti itu, apakah cocok jika dibaca oleh HRD perusahaan yang Anda lamar? Kemungkinan mereka langsung melewatkan email Anda, karena alamat email yang seperti itu terkesan main – main dan tidak serius.

Maka dari itu, sebelum mengirim lamaran pekerjaan, pastikan Anda menggunakan alamat email yang benar atau profesional. Bahkan kalau perlu, Anda harus membuat alamat email baru. Alamat email yang terkesan profesional biasanya menggunakan nama jelas dari orang tersebut. Misalnya seperti agunghandoko@gmail.com . Nah, jika seperti itu HRD akan lebih mudah membaca lamaran Anda.

2. Mengosongkan Subject Email

Kesalahan yang sering dilakukan pelamar saat mengirim lamaran lewat email adalah melewatkan subject email. Subject email diperlukan agar email yang Anda kirim tidak dianggap spam. Biasanya suatu perusahaan sudah menetapkan template untuk subject email yang harus digunakan si pelamar.

Tapi, ada juga perusahaan yang tidak memberi arahan apapun, maka Anda sendirilah yang harus tanggap untuk mengisi subject email-nya. Tulislah judul atau subjek yang jelas yang mewakili isi email Anda. Misalnya seperti: Lamaran untuk Desain Grafis – Nur Ludfia.

Nah, dengan begitu Anda akan terlihat bersungguh – sungguh dalam melamar pekerjaan tersebut. Dan dengan adanya subject, si HRD perusahaan tersebut akan dengan mudah melihat informasi atau gambaran awal yang ingin Anda sampaikan yaitu melamar pekerjaan. Perhatikan kembali subject email Anda, jangan sampai terlewat agar mendapat respons cepat dari HRD.

3. Melewatkan Lampiran

Terkadang jika sudah asik menulis body email, seseorang lupa dan langsung mengklik tombol “Kirim”. Hasilnya, email sudah terkirim tanpa CV atau dokumen lainnya. Masa Anda mau dicap kurang teliti dan ceroboh oleh perusahaan tersebut? Maka dari itu solusinya adalah, silahkan Anda buat checklist yang berisi poin – poin apa saja yang harus ada didalam setiap email saat melamar pekerjaan.

Jadi, sebelum menekan “kirim”, Anda bisa periksa terlebih dahulu semua poin yang ada didalam checklist, apakah sudah tercantum atau belum. Periksa dengan benar, jangan sampai ada yang kelewatan.

4. Tulisan Tidak Rapi atau Banyak Kesalahan

Apakah Anda termasuk gemar membaca atau tidak? Jika tidak, maka Anda harus biasakan membaca terlebih lagi dengan tulisan Anda sendiri. Karena tulisan Anda kali ini menentukan nasib Anda dimasa yang akan datang. Jika saja konteksnya adalah chattingan dengan teman, salah tulis sedikit tidak akan jadi masalah.

Namun, jika dalam menulis lamaran pekerjaan dan Anda salah menulis nama atau jabatan dari si HR Manager, atau salah menyebutkan nama perusahaan, hemm Anda akan mendapatkan masalah pastinya. Maka dari itu, periksa kembali seluruh tulisan Anda, jangan ada typo atau kesalahan sedikit pun.

Selain typo, perhatikan juga font yang Anda gunakan. Gunakan saja font yang sederhana dan rapi sehingga mudah untuk membacanya. Dan pastikan Anda menggunakan bahasa formal. Jangan ada kata yang Anda singkat – singkat, karena perusahaan bisa saja melihat karaktermu dari bahasa yang Anda gunakan. So, periksa semua tulisan Anda dari awal sampai akhir sebelum menekan tombol “Kirim”.

Sekian artikel mengenai cara mengirim lamaran lewat email. Perlu diperhatikan, dalam menulis surat lamaran pekerjaan maupun hal lainnya, sebaiknya gunakan bahasa yang baik dan formal.

Semoga artikel ini bermanfaat bagi Anda. Tetap kunjungi Nesabamedia untuk mendapatkan informasi menarik dan ter-uptodate mengenai teknologi. Semoga lamaran pekerjaan Anda diterima dan langsung diproses ya. Salam semangat!

Editor: Muchammad Zakaria