Kenali Jenis-jenis Surat Beserta Penjelasannya Yang Harus Dipahami

Surat adalah salah satu sarana komunikasi tertulis yang digunakan untuk menyampaikan informasi dari satu pihak kepada pihak lain.

Adapun jenis informasi yang disampaikan di antaranya adalah laporan, pemberitahuan, permintaan, dan pernyataan. Selain berfungsi sebagai sarana komunikasi, surat juga berfungsi sebagai alat bukti tertulis, pengingat, pedoman atau petunjuk kerja, serta bukti historis.

Jenis-jenis Surat dan Contohnya

Terdapat beberapa jenis surat yang didasarkan atas sifat, peruntukkan, wujud, keamanan isi surat, proses penyelesaiannya, dan dinas pos.

[ez-toc]

1. Jenis surat berdasarkan sifatnya

Berdasarkan sifatnya, surat dapat dibagi ke dalam beberapa jenis yaitu surat pribadi, surat dinas, surat niaga, dan surat sosial.

1. Surat pribadi

Surat pribadi adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya menyangkut kepentingan pribadi.  Karena itulah, surat pribadi disebut juga dengan surat perorangan karena isi surat pribadi adalah masalah perorangan, baik masalah kekeluargaan maupun masalah yang berkaitan dengan perorangan dengan sebuah instansi. Dengan demikian, surat pribadi dapat bersifat kekeluargaan ataupun setengan resmi.

2. Surat dinas

Surat dinas atau disebut juga dengan surat resmi adalah surat yang isinya berkaitan erat dengan urusan dinas dari suatu lembaga atau instansi. Surat dinas merupakan sarana komunikasi yang sangat penting dalam pengelolaan administrasi.

Tujuan dibuatnya surat dinas oleh suatu lembaga atau instansi adalah untuk menyampaikan berita secara tertulis. Adapun isi surat dinas umumnya berupa penjelasan, pemberitahuan, pernyataan pendapat dari instansi kepada perorangan atau sebaliknya, dan pernyataan pendapat dari suatu instansi ke instansi lainnya.

3. Surat niaga

Yang dimaksud dengan surat niaga adalah surat yang dibuat oleh orang atau badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha niaga seperti perindustrian, usaha jasa, perdagangan, koperasi, dan perusahaan negara. Surat niaga meliputi surat pesanan, surat pembayaran, surat penagihan, surat penawaran,  surat pengaduan, surat pengiriman barang, dan surat proporsi penjualan.

4. Surat sosial

Surat sosial adalah surat yang dibuat oleh organsiasi kemasyarakatan seperti  organisasi kedaerahan,  perkumpulan olahraga,mdan organisasi masyarakat lainnya. Biasanya, surat sosial yang dibuat oleh organisasi kemasyarakatan ini tidak dimaksudkan untuk mencari keuntungan.

2. Jenis surat berdasarkan peruntukannya

Berdasarkan peruntukannya, surat dapat dibagi ke dalam beberapa jenis surat yaitu surat edaran, surat pengumuman, surat perjanjian, dan surat keputusan.

1. Surat edaran

Surat edaran adalah surat yang ditujukan kepada sekelompok orang dan masyarakat umum. Contohnya adalah surat edaran pembuatan e-KTP.

2. Surat pengumuman

Sebagaimana halnya surat edaran, surat pegumuman juga merupakan surat yang ditujukan kepada sekelompok orang dan masyarakat umum.

3. Surat perjanjian

Surat perjanjian adalah surat yang ditujukan kepada orang atau pihak tertentu untuk keperluan pegangan atau pedoman dan pelaksanaan atau penggarapan suatu pekerjaan.

4. Surat keputusan

Sebagaimana halnya surat perjanjian, surat keputusan juga merupakan surat yang ditujukan kepada orang atau pihak tertentu sebagai pegangan atau pedoman dan pelaksanaan atau penggarapan suatu pekerjaan.

3. Jenis surat berdasarkan wujudnya

Berdasarkan wujudnya, surat dibagi ke dalam beberapa jenis yaitu surat biasa, surat memo, surat telegram/surat kawat, dan kartu pos.

1. Kartu pos

Kartu pos adalah salah satu media untuk berkirim surat tanpa menggunakan amplop sebagaimana surat pada umumnya. Karena itu, isi surat biasanya bersifat umum atau tidak rahasia dan ditulis dengan singkat. Biasanya kartu pos terbuat dari karton atau kertas tebal dan berukuran 15 cm x 10 cm. Biaya berkirim surat melalui kartu pos lebih murah dibandingkan jenis surat lainnya.

2. Surat telegram/surat kawat

Yang dimaksud dengan surat telegram atau surat kawat adalah berita yang dikirim dengan menggunakan telegraf. Isi surat ditulis dengan singkat, padat, dan jelas. Biasanya huruf yang dipakai adalah huruf kecil. Namun, khusus telegram pemerintah, huruf yang digunakan adalah huruf kapital.

3. Surat biasa

Surat biasa adalah surat yang ditulis di atas kertas surat biasa dan dikirimkan dengan biaya yang biasa. Dalam arti tidak menggunakan biaya kilat, kilat khusus, atau tercatat yang lebih mahal. Contohnya adalah surat perkenalan, surat keluarga, dan surat ucapan selamat.

4. Surat memo

Yang dimaksud dengan surat memo atau memorandum adalah surat yang digunakan sebagai sarana komunikasi internal di suatu kantor atau organisasi, biasanya bersifat informal, dan dibuat oleh atasan kepada bawahannya atau sebaliknya, atau antarpejabat yang setingkat.

Isi surat memo atau memorandum umumnya berupa permintaan, pemberitahuan, atau hal lainnya. Surat memo atau memorandum ditulis secara singkat dengan cara ditulis tangan ataupun diketik di kertas berukuran octavo atau A5 dengan panjang tulisan tidak lebih dari 10 baris.

4. Jenis surat berdasarkan keamanan isi surat

Berdasarkan keamanan isi surat, ada dua jenis surat yaitu surat rahasia dan surat sangat rahasia.

1. Surat rahasia

Surat rahasia adalah surat yang isinya berupa dokumen ringan atau tidak sepenting surat sangat rahasia. Surat jenis ini biasanya hanya boleh diketahui oleh satu atau beberapa orang pejabat tertentu dalam suatu lembaga atau instansi.

2. Surat sangat rahasia

Surat yang ditandai dengan SRHS (singkatan dari sangat rahasia) ini adalah surat yang isinya berupa dokumen penting dan biasanya surat sangat rahasia berkaitan erat dengan keamanan atau rahasia negara.

5. Jenis surat berdasarkan proses penyelesaiannya

Berdasarkan proses penyelesaiannya, surat dapat dibagi ke dalam beberapa jenis yaitu surat biasa, surat segera, dan surat sangat segera/kilat.

1. Surat biasa

Surat biasa adalah surat yang diproses secara biasa atau tidak perlu diselesaikan dengan segera dan tidak diistimewakan.

2. Surat segera

Jika surat biasa tidak perlu tergesa-gesa penyelesaiannya, surat segera adalah surat yang memerlukan penyelesaian dengan segera. Namun, ketersegeraannya tidak sesegera surat kilat. Biaya yang dikenakan terhadap surat segera (ekspres) yang dikirim melalui jasa pos adalah lebih besar dibandngkan dengan surat biasa.

3. Surat sangat segera/kilat

Berbeda dengan surat segera atau ekspres, surat sangat segera/kilat perlu diselesaikan dengan sangat segera. Dalam arti, surat sangat segera/kilat harus didahulukan untuk diselesaikan dibandingkan dengan surat-surat lainnya, tidak hanya dalam proses pembuatan melainkan juga proses pengirimannya.

6. Jenis surat berdasarkan dinas pos

Berdasarkan dinas pos, surat dibagi ke dalam beberapa jenis yaitu surat biasa, surat kilat, surat kilat khusus, dan surat tercatat atau terdaftar.

1. Surat biasa

Surat biasa ialah surat yang dikirimkan dengan biaya atau perangko termurah sebagaimana yang telah ditetapkan oleh kantor pos. Besarnya biaya yang dibayarkan konsumen menentukan lamanya waktu yang diperlukan kantor pos  untuk mengirim surat.

2. Surat kilat

Surat kilat ialah surat yang dikirimkan dengan biaya atau perangko yang lebih mahal dari surat biasa. Biasanya, surat kilat membutuhkan waktu kurang lebih 24 jam hingga sampai ke penerima.

3. Surat kilat khusus

Surat kilat khusus ialah surat yang membutuhkan waktu 1 x 24 jam untuk bisa sampai ke tempat tujuan. Hal ini dijamin oleh kantor pos dengan syarat di tempat tujuan juga bisa menerima surat kilat khusus.

4. Surat tercatat atau terdaftar

Seperti surat kilat khusus, surat tercatat atau terdaftar juga dijamin sampai ke tempat tujuan oleh kantor pos dalam waktu 1 x 24 jam. Bedanya, kantor pos selalu memonitor pengiriman surat jenis ini. Digunakannya resi sebagai bukti pengiriman dan penerimaan surat merupakan bentuk pengawasan yang dilakukan oleh kantor pos.

Sekian pembahasan kita kali ini mengenai jenis-jenis surat dan penjelasannya. Semoga bermanfaat. Terima kasih.

Editor: Muchammad Zakaria