Pengertian Invoice Beserta Fungsi Perbedaannya dengan Kwitansi

Pada kesempatan ini saya akan mengupas informasi detail mengenai pengertian invoice, fungsinya, contoh invoice beserta perbedaannya dengan kwitansi.

Apakah Anda termasuk orang yang gemar berbelanja? Ketika Anda hednak melakukan transaksi pembelian suatu barang atau jasa, maka Anda akan memperoleh lembar tagihan. Biasanya, kita menyebutnya dengan istilah faktur . Lalu, apa fungsi dari faktur tersebut ?

Masyarakat awam jarang mengetahui apa fungsi dari faktur, bahkan ada yang membuang lembar tersebut sesaat setelah melunasi tagihannya. Dalam kegiatan tranksaksi, faktur menjadi suatu hal yang sangat penting dilakukan. Sebab, faktur digunakan untuk mencatat jumlah barang yang sudah dibeli dan diterima pembeli.

Selain itu, ada juga istilah kwitansi yang sering digunakan dalam proses transaksi. Jika dilihat sekilas, tidak tampak perbedaan diantara keduanya. Padahal, istilah faktur memiliki fungsi yang berbeda dengan kwitansi. Untuk mengetahui penjelasan lengkapnya, Anda dapat menyimak ulasannya berikut ini.

[ez-toc]

Pengertian Invoice

Dalam dunia bisnis, pengertian invoice merupakan suatu dokumen yang berisikan jumlah dan biaya produk atau jasa yang disediakan oleh penjual. Dokumen ini menunjukkan apa yang harus dibayar oleh pembeli sesuai dengan kesepakatan yang tertera di PO (purchase order).

Masyarakat awam di Indonesia lebih sering menyebut invoice dengan istilah faktur. Hal ini berdasarkan pengertian yang didapat melalui Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) yang menyatakan bahwa faktur adalah daftar barang kiriman yang dilengkapi keterangan nama, jumlah, dan harga yang harus dibayar oleh pembeli.

Umumnya, perusahaan akan membuat invoice menjadi 3 rangkap. Rangkap pertama akan diserahkan kepada pembeli yang telah melunasi tagihan. Invoice yang kedua akan menjadi arsip penjualan, sedangkan rangkap ketiga akan menjadi bukti laporan dibagian keuangan.

Fungsi Invoice

Berdasarkan pengertian diatas sudah tampak bahwa fungsi dari invoice adalah sebagai bukti penagihan terhadap pembelian yang dilakukan oleh pembeli. Dibawah ini akan dijelaskan beberapa fungsi invoice secara lengkap.

Menyimpan Catatan Penjualan

Invoice merupakan suatu dokumen yang memiliki kemampuan untuk menyimpan catatan penjualan. Dalam invoice memuat data-data seperti waktu transaksi, identitas penagih, daftar produk atau jasa, jumlah pajak serta identitas pembeli.

Melindungi Penjual dengan Payung Hukum

Pada dasarnya, kegiatan transaksi dinyatakan berhasil ketika pembeli sudah melunasi tagihan terhadap produk yang diinginkannya. Namun, ada perbedaan yang terjadi ketika melakukan transaksi secara online, dimana pembeli dapat membayar tagihan jika proses pengiriman barang sudah dilakukan atau disebut dengan COD (Cash on Delivery).

Nah, jika pembeli menolak melakukan pembayaran ketika barang sudah sampai, maka Anda sebagai penjual dapat menuntuk balik pembeli dengan faktur yang sudah Anda siapkan sejak pembeli membuat perjanjian untuk memesan barang tersebut.

Menganalisis Bisnis

Ternyata, faktur dapat menjadi dokumen yang dapat digunakan untuk menganalisis bisnis. Maksudnya adalah Anda sebagai penjual dapat menyimpulkan bagaimana pola pembelian yang disenangi para pelanggan. Dengan begitu, Anda dapat menyiapkan strategi bisnis yang baru.

Menyimpan sebagai Arsip Keuangan

Faktur memiliki fungsi sebagai rujukan yang ditambahkan dalam bagian keuangan. Dengan demikian, penjual dapat mengatur jumlah pemasukan uang atau pengeluarannya secara efektif.

Contoh Invoice

Dibawah ini merupakan beberapa contoh dari invoice yang sering ditemui dalam kehidupan sehari-hari.

1. Invoice Pembelian Barang

Keterangan :

Identitas perusahaan
Nomor invoice/faktur
Identitas Pelanggan
Deskripsi barang yang akan dibeli, kuantitas, harga satuan dan jumlah harga
Keterangan total pembayaran beserta besar pajak
Tanggal pembuatan faktur
Tanda tangan petugas

2. Invoice Hotel

Keterangan :

Identitas perusahaan
Nomor invoice/faktur
Identitas Pelanggan
Deskripsi jasa hotel yang digunakan
Keterangan total pembayaran beserta potongan harga

3. Invoice Travel

Keterangan :

Identitas perusahaan
Nomor invoice/faktur dan tanggal pembuatan
Identitas Pelanggan
Deskripsi jasa travel yang digunakan
Keterangan total pembayaran

4. Invoice Penyediaan Jasa

Selain contoh diatas, masih ada berbagai contoh invoice yang sering dijadikan sebagai rujukan perjanjian bisnis yang baik dan benar.

Perbedaan Invoice dan Kwitansi

Demi melancarkan proses bisnis, kedua belah pihak yaitu penjual dan pembeli akan mengadakan suatu kesepakatan dalam melakukan transaksi jual beli baik itu secara lisan ataupun tulisan. Invoice dan kwitansi merupakan instrumen yang dapat digunakan untuk mencatat perjanjian jual beli yang akan dilakukan.

Akan tetapi, ada beberapa perbedaan diantara invoice dan kwitansi yang akan dijelaskan dibawah ini.

Invoice

Melalui penjelasan diatas sudah dijelaskan bahwa invoice merupakan suatu dokumen yang dikeluarkan oleh penjual sebagai bentuk penagihan terhadap pembelian produk atau jasa yang dilakukan oleh pembeli. Hal itu juga digunakan sebagai bentuk penegakan hukum bisnis yang memastikan bahwa proses transaksi akan segera dilakukan.

Terdapat beberapa unsur yang tertera dalam lembaran invoice, yaitu nama penjual dan pelanggan, alamat, nomor telepon, alamat email dan nomor faks dari penjual, produk atau jasa yang ditransaksikan, jumlah, harga, pajak, tanggal faktur diterbitkan, nomor faktur dan total pembayaran yang harus dilakukan.

Yang perlu diingat bahwa invoice ini diberikan oleh penjual kepada pembeli sebelum terjadinya proses transaksi. Dengan demikian, pembeli mengetahui total pembelian yang harus dibayarkan. Beberapa perusahaan atau vendor yang menerapkan invoice seperti rumah sakit, restoran, bengkel dan sebagainya. Mereka membiarkan pelanggan untuk menikmati seluruh layanan yang diberikan, setelah itu pelanggan dapat membayar sesuai dengan tagihan yang diberikan.

Kwitansi

Sedangkan kwitansi adalah suatu dokumen yang digunakan sebagai bukti bahwa proses transaksi sudah selesai dilakukan. Dengan begitu, pembeli menjadi pemilik penuh atas produk atau jasa yang diterima.

Umumnya, kwitansi mencakup informasi berupa kuantitas dari barang, harga, diskon, pajak, tanggal pembayaran, jumlah total yang dibayarkan, metode pembayaran, nomor kwitansi dan tanda tangan penjual. Bahkan, untuk memperkuat perjanjiannya, kwitansi sering dibubuhi dengan materai yang telah disepakati bersama.

Selain itu, jika terjadi kerusakan atau cacat pada barang yang diterima, maka pembeli dapat membuktikannya dengan menggunakan kwitansi tersebut.

Demikianlah artikel mengenai pengertian invoice, fungsinya, beberapa contoh invoice serta perbedaan invoice dan kwitansi. Semoga artikel diatas memberikan manfaat bagi Anda dan terima kasih.

Editor: Muchammad Zakaria