Pengertian Mail Server Beserta Fungsi dan Cara Kerjanya, Sudah Tahu?

Istilah email tentu bukan istilah asing bagi Anda yang membaca tulisan ini sekarang. Dengan klik mouse dan dengan ajaibnya dalam hitungan detik pesan dan data yang Anda kirim melalui email meluncur dari satu titik ke titik lain di belahan dunia ini.

Namun, tahukah Anda bagaimana cara kerja email? Pernahkah Anda mendengar istilah mail server? Perangkat dan peranti apa saja yang diperlukan supaya pengguna internet dapat saling berkirim email? Bukan sulap bukan sihir, ada sejumlah protokol internet dan pemrograman komputer yang diimplementasikan dalam teknologi ini.

Email sangat berguna bagi perusahaan sebagai media komunikasi bisnis. Email merupakan cara komunikasi yang profesional bagi para pelaku bisnis, daripada menggunakan media sosial atau pun chat messenger. Karena akan terasa kurang sesuai bila kita mengirimkan surat lamaran kerja, surat jalan, atau surat penawaran melalui media sosial atau pun chat messenger.

Pada kesempatan kali ini kita akan membahas mail server, yaitu teknologi layanan internet yang memungkinkan aktivitas transaksi email dan transfer data antarpengguna layanan email.

Apa Pengertian Mail Server?

Mail server adalah sebuah server (penyedia) layanan internet baik dengan kabel, nirkable (tanpa kabel), atau pun cloud yang dimanfaatkan untuk transaksi data surat elektronik (email) di dalam satu jaringan mail server yang sama.

Teknologi ini memerlukan banyak komponen dan software yang dengan fungsi-fungsi yang spesifik. Setiap komponen harus dikonfigurasi dan diatur dengan agar dapat berfungsi dengan baik, sehingga teknologi ini dapat berfungsi secara penuh. Karena begitu banyaknya bagian-bagian yang tidak statis, menyebabkan pengelolaan perangkat mail server menjadi kompleks dan sulit untuk di-setting.

Sebuah penyedia layanan surat elektronik membutuhkan tiga (3) komponen utama, di antaranya MTA (Mail Transfer Agent), MDA (Mail Delivery Agent), dan IMAP/POP3 server. Di samping itu juga memerlukan komponen tambahan seperti spam filter, antivirus, dan web mail. Beberapa paket software untuk mail server menyediakan fungsionalitas dari beberapa komponen tersebut secara bersamaan, pilihan komponen yang akan digunakan tersebut diserahkan pada user. Hal pokok lain yang perlu diperhatikan pada teknologi ini adalah nama domain, rekaman DNS, dan sertifikat SSL.

Apa Fungsi Mail Server?

Kegunaan mail server adalah untuk mengumpulkan, memproses, dan mengirimkan data-data/informasi dalam bentuk surat elektronik (email) menggunakan domain tertentu. Mail server merupakan suatu sistem berbasis client-server yang bekerja di dalam jaringan internet. Penyedia layanan surat elektronik bertugas mengatur agar email dapat dikirim oleh pengirim email (sender) dan diterima oleh penerima email (receiver) dengan aman.

Bagaimana Cara Kerjanya?

Secara runtut teknologi ini bekerja menggunakan tiga (3) protokol internet dan tiga (3) komponen dasar. Tiga protokol tersebut yaitu 1) SMTP (Simple Mail Transfer Protocol); 2) POP3 (Post Office Protocol v3); dan 3) IMAP SMTP. Sedang tiga komponen dasar tersebut yaitu 1) MUA (Mail User Agent); 2) MTA (Mail Transport Agent); dan 3) MDA (Mail Delivery Agent).

Sebuah penyedia layanan surat elektronik memiliki dua (2) server yang berbeda fungsinya, yaitu server yang berfungsi untuk mengirim pesan (sending/outgoing) dan menerima pesan (receiving/incoming). Outgoing server ditangani oleh server SMTP pada port 25. Incoming server ditangani oleh server POP3 (pada port 110) atau IMAP (pada port 143). Port adalah konektor dari komputer satu ke komputer lainnya dalam jaringan internet.

Berikut penjelasan mengenai tiga (3) komponen dasar email.

1. MUA (Mail User Agent) adalah program aplikasi yang bertugas untuk menerima dan membaca data email, kita sering menyebutnya dengan istilah ‘Inbox‘. Di dalam MUA juga ditanamkan perintah-perintah untuk membuat dan mengirimkan pesan, istilah umumnya ‘Compose‘ dan ‘Send‘. Contoh komponen MUA antara lain Thunderbird, Outlook, GMail berbasis web, dan Yahoo!Mail berbasis web. MUA biasa disebut juga sebagai email client. Banyak orang menggunakan email client berbasis web seperti GMail dan Yahoo!Mail karena lebih mudah penggunaannya, namun apabila user membutuhkan space yang lebih besar (khususnya untuk keperluan bisnis) maka user harus berinvestasi untuk membangun mail server sendiri.
2. MTA (Mail Transport Agent) adalah komponen yang mengandung protokol pengiriman email, tugasnya untuk mengurus bagian pengiriman email. Fungsi-fungsi MTA di antaranya menerima dan memproses email yang masuk serta menentukan alamat tujuan serta mempertimbangkan metode bagaimana email tersebut akan dikirim. Contoh komponen MTA antara lain Microsoft Exchange, Postfix, Sendmail, dan Qmail. MTA bisa disebut juga sebagai inti/core dari mail server, karena itu orang umumnya menyebut MTA sebagai mail server itu sendiri.
3. MDA (Mail Delivery Agent) adalah bagian dari program mail server yang bertugas sebagai agen pengiriman. MDA memiliki dua komponen yaitu database dan delivery agent.

Secara sederhana cara kerja sending-receiving email dapat digambarkan sebagai berikut.

1. Email dikirim oleh sender lalu diterima sebagai inbox di incoming server, lalu disimpan dan dikumpulkan di database.
2. Receiver email pada mail server membaca email dari sender, apabila receiver sudah membaca file tersebut artinya user sudah mengakses mail server untuk membuka dan membaca pesan yang tersimpan di dalam database untuk ditampilkan di jendela MUA melalui aplikasi atau browser.

Zaman ini banyak orang yang sudah menggunakan email, maka tidak sulit untuk menemukan fakta bahwa mengelola email dari sisi client saja bukanlah hal yang mudah, terlebih lagi dari sisi server.

Contoh kasusnya, saat Anda mengirim email namun email tersebut tidak diterima di alamat email tujuan, dari manakah Anda akan mencari jawaban permasalahan ini? Masalahnya bisa jadi karena kesalahan konfigurasi pada satu atau beberapa komponen mail server, seperti kesalahan setting outgoing spam filter. Atau bisa juga karena masalah eksternal, seperti karena alamat sender dimasukkan ke daftar blacklist atau spam.

Demikian penjelasan singkat mengenai pengertian Mail Server beserta fungsi, serta cara kerja teknologi mail server. Semoga bermanfaat dan mudah dipahami.

Editor: Muchammad Zakaria