Kenali Unsur-Unsur Administrasi dan Penjelasannya, Mudah Dipahami!

Ketika membicarakan administrasi, tentu akan terfikirkan berkas-berkas, dokumen, perkantoran, dan hal lainnya. Administrasi memiliki hubungan erat dengan surat menyurat, kelengkapan berkas, dan birokrasi. Administrasi memiliki peran penting dalam suatu perusahaan atau organisasi.

Dimana, administrasi memiliki kendali atas tercapainya tujuan-tujuan perusahaan dengan melakukan perencanaan administrasi yang bagus. Tidak hanya itu saja, administrasi juga harus dijalankan dengan baik dan benar sesuai dengan langkah-langkah atau aturan perusahaan/organisasi yang berlaku.

Hal ini akan memudahkan perusahaan atau organisasi dalam mengorganisasikan segala urusan dan mempermudah mereka agar mencapai tujuannya.

[ez-toc]

Unsur-Unsur Administrasi dan Penjelasannya

Admnistrasi adalah suatu bentuk dari perencanaan, penyelenggaraan suatu kegiatan yang digunakan untuk mencapai suatu tujuan besar yaitu tujuan organisasi atau perusahaan.

Dalam menjalankan proses admnistrasi, diperlukan kerjasama antar tim yang bagus untuk mencapai tujuan bersama. Sehingga dalam menjalankan administrasi segala elemen harus bersinergi untuk mendukung tercapainya tujuan. Administrasi memiliki beberapa unsur-unsur yang dapat mendukung terciptanya administrasi yang baik. Berikut merupakan beberapa unsur administrasi yang perlu anda ketahui:

1. Organisasi

Organisasi merupakan kumpulan dari kelompok orang dengan tanggungjawab dan wewenangnya serta memiliki tugas-tugas yang harus diselesaikan serta memiliki hubungan antar pekerja atau unit tugasnya.

Organisasi bagian dari pusat urusan yang sedang dikerjakan atau diselesaikan masing-masing dari anggotanya. Sehingga didalam organisasi juga terdapat banyak elemen yang mendukung agar organisasi tersebut dapat menjalankan tugas dan fungsinya dengan baik dan benar.

Organisasi memiliki tanggung jawab untuk mencapai tujuan besar dari organisasi tersebut. Dimana tujuan besar dari administrasi akan tercapai jika semua elemen yang terdapat pada organisasi menjalankan tugas dan wewenangnya dengan baik. Sehingga semua hal dan tujuan adminsitrasi organisasi dapat tercapai dan sesuai dengan harapan organisasi.

2. Komunikasi

Komunikasi merupakan hal yang sangat penting untuk selalu dijaga. Mengapa? Karena komunikasi bisa dikatakan sebagai kunci dari segala informasi dan pergerakan yang akan dilakukan dalam menjalankan administrasi organisasi.

Sehingga dengan adanya komunikasi yang baik antar tim dan antar elemen dalam organisasi dapat mewujudkan terciptanya tujuan adminstrasi yang baik dan benar dapat tercapai. Dengan ketercapaian tersebut, organisasi dapat dengan mudah untuk mencapai tujuan besarnya jika segala komunikasi yang dilakukan adalah sejalan dan tidak ada kesalahpahaman.

3. Manajemen

Manajemen merupakan kumpulan dari rangkaian untuk menggerakkan anggota atau karyawannya untuk tetap melakukan tugas dan tanggung jawabnya sehingga dapat mencapai tujuan bersama.

Manajemen yang baik juga akan berpengaruh terhadap proses administrasi, sehingga ketercapaian manajamenen yang baik dapat mendukung adanya administrasi yang sesuai dan tujuan besar dari organisasi bisa tercapai. Karena dilakukan dengan menciptakan manajemen yang baik dan sesuai.

Manajemen bisa digunakan untuk mengatur dan memantau bagaimana kinerja dari setiap anggota atau karyawan terhadap masing-masing tugasnya. Sehingga dari hal ini dapat diketahui alur proses untuk mencapai tujuan bersama.

4. Kepegawaian

Kepegawaian merupakan bagian dari mengorganisasikan pegawai yang terlibat dalam organisasi atau administrasi. Dimana kepegawaian terkait dengan aturan mengenai tenaga kerja untuk mencapai usaha kerja sama yang sesuai dengan harapan.

Dimana pengorganisasian tenaga kerja ini penting untuk dilakuka karena hal ini akan berdampak pada masing-masing pekerjaan tiap individu. Ketika pengorganisasian kepegawaian tidak dilakukan dengan baik dan benar, maka akan berdampak pada administrasi yang tidak berjalan sesuai dengan rencana.

5. Keuangan

Bidang keuangan merupakan bidang yang krusial dan sangat penting. Pengorganisasian keuangan dalam suatu organisasi harus dilakukan sesuai dengan aturan yang berlaku. Karena pada dasarnya setiap organisasi memiliki panduan tersendiri dalam mengelola keuangan.

Hal ini akan berdampak pada administrasi organisasi yang akan terganggu jika permasalahan keuangan tidak diselesaikan atau tidak dikerjakan sesuai dengan prosedur yang berlaku. Dengan adanya pengelolaan keuangan ini dapat menjadikan administrasi organisasi dapat berjalan sebagaimana mestinya dengan lancar.

6. Tata usaha

Administrasi juga berlaku pada bagian tata usaha. Dimana bagian tata usaha adalah bagian yang menghimpun, mencatat, dan mengelola, menggandakan, mengirim dan menyimpan berbagai macam keterangan atau dokumen yang diperlukan dalam kerjasama pada organisasi atau instansi.

Dengan adanya tata usaha yang tertib dan berjalan seperti prosedur yang direncanakan, proses administrasi juga akan mencapai hal yang tertib dan sesuai dengan aturannya. Karena hal ini didukung dengan adanya tata usaha yang bekerja secara penuh tanggung jawab dan sesuai dengan prosedur yang berlaku.

7. Perbekalan

Perbekalan merupakan bagian penting dari administrasi. Segala hal yang dibutuhkan dan diperlukan untuk mencapai tujuan bersama atau kerjasama harus dipersiapkan dengan detil dan lengkap.

Dengan adanya perbekalan yang bagus dan maksimal, proses administrasi akan menjadi lebih muda dan terarah karena sudah mengikuti standar yang berlaku dan sudah dipersiapkan dengan maksimal. Sehingga administrasi juga akan berjalan dengan lancar jika perbekalan juga dipersiapkan dengan detil dan rapi untuk mempermudah proses kerja sama atau pencapaian tujuan bersama.

8. Hubungan Masyarakat (HUMAS)

Hubungan masyarakat atau biasa disebut dengan HUMAS memiliki peran penting dalam terselenggaranya administrasi yang sesuai dengan prosedur yang harus dilakukan.

Humas bertugas untuk menjaga hubungan baik dengan masyarakat sekitar atau yang mengorganisasikan kegiatan yang berhubungan dengan eksternal organisasi. Sehingga jika bagian humas dapat menjalankan tugas dan tanggung jawabnya dengan baik dan benar sesuai dengan prosedur dan aturan, maka proses administrasi juga dapat terselenggara dengan lancar.

Dengan adanya informasi mengenai unsur-unsur administrasi, akan membantu memudahkan kita dalam memperoleh pelajaran dan pengetahuan baru yang terkait dengan administrasi.

Unsur-unsur administrasi dapat diketahui dan diterapkan dalam kehidupan sehari-hari, sehingga akan lebih mudah ketika anda menjalankannya. Untuk itu, pemahaman sederhana mengenai unsur-unsur administrasi penting untuk anda ketahui. Semoga artikel ini bemanfaat untuk anda.

Editor: Muchammad Zakaria