Kaizen (Continous Improvement)

Penulis: Hudalil Mustakim

13 September 2022 6 minutes read

Editor: M. Zakaria, S.Kom

Apa itu Kaizen (Continous Improvement)?

Kaizen merupakan sebuah filosofi yang berkembang dalam masyarakat di Jepang, filosofi ini memiliki makna yang dalam dan banyak digunakan oleh sebuah perusahaan bisnis ketika mengembangkan usaha mereka. Kaizen memiliki makna perubahan yang lebih baik, yang artinya perusahaan akan terus melakukan perbaikan kualitas dari layanan dan mereka.

Dalam penerapannya, Kaizen meliputi semua tim kerja dalam sebuah perusahaan. Metode dari Kaizen ini meliputi pengelolaan bersama, menemukan masalah, mencari solusi, dan memperbaikinya menjadi lebih baik. Maka dari itu, metode ini telah banyak digunakan untuk meningkatkan kualitas dan mutu paa sebuah perusahaan.

Singkatnya, prinsip dari Kaizen ini ialah tidak ada posisi perusahaan yang terbaik, yang ada ialah mengikuti perkembangan zaman dan melakukan perbaikan. Siklus ini terbilang masuk akal dan realistis, di mana perusahaan pasti pada saat tertentu akan berada dalam posisi tertinggi, kemudian bisa saja jatuh ke bawah.

Nah, Kaizen hadir untuk memperbaiki prinsip tersebut, bahwa perusahaan tidak memiliki saat-saat emas, melainkan setiap waktu harus berinovasi menghadirkan layanan dan produk yang sesuai dengan zaman.

Fungsi Kaizen (Continous Improvement)

Kaizen memiliki banyak sekali fungsi, karena memang melingkupi banyak proses mulai dari proses pra-produksi, produksi, memasarkan, distribusi, hingga melakukan pemeriksaan kualitas dari produk sebelum dipasarkan.

Namun, lebih lengkapnya kami telah merangkum apa saja fungsi yang membawa manfaat ketika perusahaan menggunakan filosofi ini, simak di bawah ini:

Tanggap Cepat Masalah

Kaizen memiliki fokus yang tinggi untuk meneliti perbaikan dari hal-hal kecil, maka dari itu terbilang cepat dan tanggap dan tidak mengganggu proses produksi, karena bisa dicari solusinya dengan lebih cepat sebagai tim.

Performa Produksi Tinggi

Produksi yang tinggi tentunya memiliki performa kerja yang tinggi dari karyawannya, nah Kaizen ini meskipun hanya mengambil bagian kecil untuk memecahkan masalah, namun akan sangat membantu proses produksi menjadi lebih cepat.

Hemat Biaya

Ini yang banyak diterapkan, Kaizen membantu perusahaan untuk menghemat pengeluaran, dalam artian bahwa biaya sisa dari proyek lain bisa dialokasikan ke proyek yang membutuhkan. Misalnya saja dengan penghematan pembelian bahan baku yang tepat dan tidak berlebihan.

Tentu akan lebih hemat bukan? Kaizen ini akan memperhitungkan pembelian bahan baku agar tidak kurang apalagi kelebihan, sehingga dana yang dikeluarkan memang dapat disimpan untuk hal lain.

Kerja Sama/Gotong Royong

Siapa bilang Kaizen hanya dapat bekerja sendiri? Metode ini rupanya juga dapat di elaborasi dengan metode lainnya, sebut saja dengan menggunakan metode Six Sigma, SMART, dan LEAN.

Memaksimalkan Sumber Daya

Pemaksimalan sumber daya memang sangat penting, tidak semua dana bisa digunakan untuk sumber daya tertentu saja. Maka dari itu, Kaizen hadir untuk membuat perhitungan dengan menganalisa semua sumber daya yang ada di dalam perusahaan. Sehingga, dana yang dialokasikan dapat digunakan dengan lebih tepat.

5S dalam Kaizen (Continous Improvement)

5S merupakan sebuah singkatan dari Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, dan Shitsuke. Inti dari 5S ini ialah sebuah tahapan yang dapat dilakukan oleh sebuah perusahaan, untuk meningkatkan kinerja dari karyawannya di tempat kerja. Di mana membentuk sikap dan pikiran pekerja bahwa dunia kerja bisa menjadi rumah kedua.

Lima tahapan ini menjadi penting, untuk membuat pikiran karyawan bahwa tempat kerja mereka nyaman serta membentuk perusahaan agar tetap menjaga mental para pekerjanya. Di era sekarang, kita lebih akrab menyebutnya dengan sebutan Work Life Balance, yang menjurus kepada kehidupan pekerjaan dan pribadi yang seimbang.

Adapun lima tahapan dalam Kaizen ini diantaranya ialah sebagai berikut:

1. Seiri (Ringkas)

Seiri memiliki makna yang ringkas, di mana perusahaan atau seseorang dapat mengatur sesuai dengan aturan dan prinsip yang berlaku. Inti dari Seiri ialah mencari dan menggunakan hal yang diperlukan, dan membuang hal yang tidak diperlukan.

2. Seiton (Rapi)

Seiton ialah prinsip yang berlaku kepada karyawan, di mana setelah menggunakan barang untuk keperluan tertentu, maka setidaknya harus dikembalikan sesuai dengan tempatnya. Ini banyak diterapkan di berbagai perusahaan besar di Jepang, karena properti perusahaan akan digunakan oleh semua karyawannya.

3. Seiso (Resik)

Seiso memiliki makna kebersihaan, aritnya ketika setelah menggunakan barang maka setidaknya harus dibersihkan kembali. Dalam kasus ini banyak ditemukan di perusahaan seperti restoran, di mana karyawannya selalu menerapkan kebersihan setelah menggunakan alat memasak.

4. Seiketsu (Rawat)

Seiketsu mengutamakan kepada pelaku bisnis atau petinggi perusahaan, agar memaksimalkan kenyaman karyawan mereka dengan menghadirkan tempat yang layak.

5. Shitsuke (Rajin)

Tahapan yang terakhir ialah Shitsuke, yang memiliki arti untuk memotivasi pekerja akan selalu taat dengan aturan, setiap perusahaan tentunya memiliki aturan tersendiri yang harus ditaati oleh karyawan untuk menciptakan lingkungan kerja yang baik.

Budaya Kerja Kaizen (Continous Improvement)

Kaizen memiliki konsep dalam membentuk budaya kerja perusahaan, sebagai salah satu teknik manajemen Kaizen ini lebih menuntut kepada pengelolaan dalam ham kecil namun memiliki dampak yang besar. Nah berikut ini beberapa konsep budaya kerja dalam Kaizen, simak di bawah ini:

Konsep QDC

QDC merupakan singkatan dari Quality, Cost, dan Delivery. Dalam Kaizen Quality atau mutu merupakan hal yang penting, Cost atau biaya juga harus ditekankan untuk menghemat biaya produksi, serta Delivery atau pelayanan merupakan proses akhir dari kelancaran kedua hal tersebut. Jika mutu dan biaya telah teratasi dengan baik, maka pelayanan akan berakhir dengan baik pula.

3M

Konsep yang dibuat untuk mengurangi hal-hal yang kurang menguntungkan perusahaan, 3M memiliki arti Muda, Mura, dan Muri. Ketiga konsep ini memiliki arti bahwa perusahaan harus memperhatikan hal penting untuk mengurangi kelelahan karyawan, serta mengurangi ketegangan yang terjadi antara perusahaan dan karyawan, karyawan dan karyawan, hingga Stakeholder dan Stakeholder.

PDCA

PDCA memiliki arti Plan, Do, Check, dan Action. Langkah ini bisa dikatakan sebagai salah satu langkah penting dalam Kaizen, siklusnya untuk menerapkan standar guna mencapai sebuah kestabilan dari fungsi yang berkaitan langsung dengan pemeliharaan produksi perusahaan.

Faktor-Faktor Kaizen (Continous Improvement)

Gotong Royong

Gotong royong atau bisa juga disebut sebagai kerja sama tim, merupakan sekumpulan orang yang memiliki keterampilan yang berbeda-beda, dalam hal ini ialah karyawan. Setiap orang memiliki porsinya masing-masing untuk saling melengkapi ketika bekerja.

Disiplin

Dalam hal ini tidak ada kaitannya sama sekali dengan hukuman yang berkaitan dengan kekerasan maupun denda, dalam hal ini seorang karyawan mengerti pentingnya kontribusinya untuk membangun perusahaan menjadi lebih baik lagi. Sehingga tercipta pemikiran bahwa perusahaan membutuhkannya.

Meningkatkan Moral

dalam budaya Kaizen, ketika karyawan tidak memiliki moral yang baik maka bisa dikatakan bahwa budaya Kaizen gagal. Menciptakan budaya moral yang baik dalam sebuah perusahaan merupakan proses keberhasilan Kaizen.

Saran dan Perbaikan

Kaizen terlihat mudah, padahal metode ini sangat susah untuk dilakukan karena berkaitan langsung dengan semua unsur yang ada di dalam perusahaan. Setiap perusahaan memiliki unsur yang berbeda-beda, dan menggunakan Kaizen akan membuat perusahaan memikirkan langkah ke depannya yang terbaik.

Contoh Perusahaan yang Mengadopsi Metode Kaizen

Nike mengklaim bahwa mereka bisa memotong biaya produksi mereka, perusahaan juga telah mengembangkan Sustainable Manufactur. Ini merupakan sebuah efek positif yang mereka dapatkan melalui metode Kaizen.

Nike dengan menggunakan metode Kaizen terlihat menemukan bahwa mereka terlalu banyak mengalokasikan dana ke proses yang tidak begitu penting, setelah menggunakan Kaizen akhirnya mereka menemukan cara untuk menghemat dana untuk produksi mereka.