Project Planning

Penulis: Hudalil Mustakim

20 Oktober 2022 6 minutes read

Editor: M. Zakaria, S.Kom

Apa itu Project Planning?

Dilansir dari Accurate yang mengutip dari Technopedia, Project Planning merupakan sebuah dokumen dalam bentuk formal yang kemudian dibuat untuk memberikan kendali dan eksekusi pada sebuah rencana atau proyek yang sedang dikerjakan oleh perusahaan.

Maka dari itu, ketika perusahaan ingin menjalankan sebuah proyek maka dibutuhkan sebuah Project Planning yang matang untuk kemudian diikuti susunan penyelesaiannya. Semua yang ada dalam sebuah proyek harus dilihat kesigapannya di Project Planning, semua yang ada di dalamnya menyangkut dengan jam operasional hingga petinggi perusahaan.

Ketika menerapkan Project Planning, maka dibutuhkan Baseline atau dasar-dasar yang menjadi acuan proyek akan berjalan. Oleh karena itu, umumnya seorang manager yang ingin membuat Project Planning harus turun langsung ke lapangan untuk melihat hal-hal dasar apa yang akan menjadi titik awal perencanaan proyek dimulai.

Setelah menemukan titik awal ini atau titik dasar, maka proyek kemudian bisa langsung dikembangkan dengan melihat hal-hal penting lainnya yang tentu berkaitan. Dari sinilah Project Planning mulai terjadi, seorang mulai membuat perencanaan yang matang dan mencangkup ruang yang jauh lebih luas.

Cara Kerja Project Planning

Ketika menyusun sebuah Project Planning, maka diperlukan cara kerja yang dinamis dan sistematis. Seorang yang ingin membuat Project Planning memiliki beberapa tahapan cara kerja yang meski diikuti dengan baik, nah berikut penjelasahannya:

1. Menyusun Proyek

Bussiness Case merupakan susunan cara kerja yang pertama ketika membuat Project Planning, seseorang harus meneliti langsung mengenai latar belakang proyek, keunggulan serta ROI yang didapatkan dari proyek tersebut. Nah, meskipun masih termasuk dalam tahapan awal namun mungkin saja kita akan menemukan risiko masalah.

Risiko masalah ini tidak bisa dibiarkan, setidaknya kita memiliki cadangan rencana untuk meminimalisir terjadinya masalah dari jauh-jauh hari. Misalnya yang paling sering terjadi ialah menanggulangi demonstrasi ketika ingin membangun perusahaan di lingkungan masyarakat yang masih kental dengan budaya.

Di sini, kita harus berpikir jauh-jauh hari untuk memberikan solusi terbaik seperti mendekatkan diri dengan masyarakat dengan berbagai program bantuan dll.

2. Stakeholder

Stakeholder memegang posisi yang paling penting dalam sebuah perusahaan, orang-orang yang memiliki jabatan tertinggi di perusahaan ini juga perlu mengetahui Project Planning apa yang sedang digarap oleh perusahaan. Nantinya, kita bisa bertukar pikiran dengan para Stakeholder yang tentu sudah berpengalaman di bidangnya.

3. Ruang Proyek

Ruang Proyek atau sering disebut sebagai cakupan proyek harus dipikirkan dalam Project Planning, kita harus menentukan batasan apa saja selama mengerjakan sebuah proyek ini di lokasinya. Sehingga kita bisa menjalankan proyek sesuai dengan takarannya.

4. Menentukan Tujuan

Project Planning harus memiliki tujuan yang ingin diwujudkan, kita harus menyusun sebuah Project Planning dengan tujuan atau hasil akhir apa yang ingin kita dapatkan demi kebaikan perusahaan dalam menjalankan Project Planning.

5. Menentukan Sasaran

Sering kali kita salah dalam menyamakan tujuan dan sasaran, tujuan sendiri ialah hasil apa yang ingin didapatkan oleh kita dan perusahaan. Sedangkan untuk sasaran ialah menentukan hasil yang spesifik dalam sebuah kegiatan yang diusung.

6. Merencanakan Keberhasilan

Nilai akhir dalam sebuah proyek hukumnya wajib untuk dilihat. Project Planning wajib menjelaskan hasil apa saja yang akan mereka dapatkan, agar nantinya para Stakeholder dapat melihat dengan jelas kemungkinan tingkat keberhasilan dari Project Planning.

7. Membuat Jadwal

Tentu dalam menyusun Project Planning harus memiliki banyak kemungkinan yang harus diperhitungkan, oleh karenanya Project Planning memiliki berbagai macam bidang yang diperhitungkan seperti kesiapan dari dana, hingga ketersediaan sumber daya manusia.

8. Menentukan Tugas

Hal yang paling mendasar dan wajib dilakukan ialah membagikan tugas, tetapi bukan hanya sekedar membagikan tugas semata. Melainkan juga membagikan tugas kepada mereka yang memang telah memiliki banyak pengalaman di bidangnya, kita harus memilih dan menyeleksi orang-orang yang kompeten di bidangnya.

9. Laporan

Project Planning harus memiliki laporan rutin yang harus dieksekusi, laporan ini umumnya selalu diberikan setiap bulan tergantung dari berapa lama proyek yang mereka susun. Laporan bisa menjadi patokan dari tingkat keberhasilan proyek yang sudah sejalan atau tidak.

Manfaat Project Planning

Seorang Project Manager memiliki tugas yang terbilang besar, namun akan sangat terbantu ketika memiliki Project Planning yang telah matang serta memiliki orang-orang yang ahli di bidangnya. Sehingga, eksekusinya terbilang mudah meskipun dia harus mencangkup banyak divisi.

Tetapi, sebuah perusahaan yang menjalankan sebuah proyek tentu akan sangat terbantu dan memiliki tingkat keberhasilan yang tinggi ketika mencoba membuat Project Planning di tangan orang yang tepat. Nah beberapa manfaat yang dapat dirasakan oleh perusahaan ialah sebagai berikut:

1. Tujuan Jelas

Ketika perusahaan ingin membuat rencana tanpa tujuan yang bulat, maka kemungkinan besar akan mengalami kegagalan. Project Planning bisa membantu perusahaan untuk membuat dan mencapai tujuan yang benar-benar diinginkan oleh perusahaan.

2. Mencapai Target yang Diinginkan

Ketika menjalankan sebuah Project Planning, kita memiliki kapasitas dengan menentukan tujuan yang tepat untuk memantau apakah Project Planning berhasil atau tidak. Kelebihannya kita bisa langsung mengetahui dari jauh-jauh hari mengenai keberhasilan rencana ini dan mencari solusinya.

3. Menilai Risiko

Risiko merupakan hal yang selalu terjadi ketika menjalankan Project Planning, entah risiko dari Internal maupun External. Sesuai yang pasti ialah kita dipermudah ketika menyusun Project Planning, di mana kita bisa langsung mendiskusikan dengan para Stakeholder mengenai risiko apa yang yang akan dihadapi.

Stakeholder yang tentu telah memiliki pengalaman ini akan memberikan saran dan bertukar informasi, dengan mengetahui risiko ini maka perusahaan telah memiliki kesiapan yang matang dalam memberikan solusi yang tepat untuk mengurangi tingkat Chaos.

4. Sumber Daya

Kelebihan lainnya ketika kita menyusun Project Planning ialah merencanakan alokasi sumber daya yang tersedia, SDM misalnya. Dengan memilih orang-orang yang tepat, maka kita bisa langsung tahu bahwa mereka memiliki keahlian yang matang dibidangnya serta mampu bekerja sesuai dengan takaran yang diberikan. Salah memilih orang, maka dapat dipastikan ada banyak gangguan dalam eksekusi proyek.

5. Identifikasi Dependensi Tugas

Project Manager memiliki fungsi untuk mengetahui semua tugas yang ada dalam Project Planning, juga memastikan langsung apakah tugas yang diberikan telah dijalankan sesuai dengan arahan atau tidak. Maka dari itu, pentingnya seorang Project Manager untuk menjalin komunikasi yang baik dengan orang lain di proyek yang sama.

6. Menjaga Komunikasi

Satu hal yang mungkin terdengar sepele, komunikasi. Tahukah Anda bahwa tingkat komunikasi yang terjalin dengan baik mampu untuk memastikan proyek berjalan dengan semestinya di Project Planning. Dengan hubungkan komunikasi yang baik, maka seorang Project Manager bisa mengetahui apa saja yang dibutuhkan oleh bawahannya.

Sering kali seorang Project Manager tidak memiliki hubungkan yang baik dengan bawahannya, yang memungkinkan sering terjadi Miss Communication dan tidak adanya hubungan kerja yang sehat.