SOP (Standard Operating Procedure)

Penulis: Nurlaila Fitriani

19 September 2022 6 minutes read

Editor: M. Zakaria, S.Kom

Apa Itu SOP?

SOP (Standard Operating Procedure) adalah dokumen tertulis yang secara resmi disahkan oleh pimpinan perusahaan atau organisasi yang berisi penjelasan tentang cara melakukan pekerjaan. Penjelasan ini bisa berisi serangkaian instruksi mulai dari aktivitas yang dilakukan di perusahaan tersebut. Jika dibedah dari akar katanya, ada tiga kata, yakni :

1. Standard

Kata pertama yakni standard yang dapat diartikan sesuatu yang menjadi pedoman. Pedoman ini sebagai hasil dari kesepakatan yang harus ditaati dan dipatuhi oleh seluruh pihak yang terkait. Biasanya standar ini bersifat mengikat.

2. Operating

Operating atau operasi adalah kegiatan rutin atau non-rutin yang sifatnya bisa di aplikasikan dan sudah ditentukan sesuai dengan kaidah atau standard tertentu.

3. Procedure

Procedure atau langkah-langkah untuk melakukan proses kegiatan yang telah ditentukan di perusahaan. Prosedur juga harus dijelaskan dan digambar dengan detail bisa dengan teks, gambar, diagram, flowchart atau keseluruhnya yang dapat dimengerti oleh seluruh pihak yang membaca.

Pengertian SOP Menurut Para Ahli

Ada beberapa pengertian SOP menurut para ahli :

1. Laksmi (2008)

SOP adalah satu set instruksi langkah demi langkah yang disusun oleh organisasi pekerja untuk melaksanakan operasi rutin.

2. Tjipto Atmoko (2011)

SOP merupakan salah satu pedoman atau acuan untuk dapat melakukan berbagai tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja dari sebuah instansi pemerintah maupun non-pemerintah dan usaha maupun non-usaha. Berdasarkan berbagai indikator-indikator teknis, administratif, dan suatu sistem kerja pada unit kerja yang bersangkutan.

3. Moekijat (2008)

SOP adalah sebuah urutan dari berbagai langkah-langkah atau dari pelaksanaan-pelaksanaan pekerjaan, yang di mana pekerjaan tersebut dapat dilakukan, bagaimana melakukannya, bilamana melakukannya, dan di mana melakukannya, serta siapa yang melakukannya.

4. Istyadi Insani

SOP adalah dokumen singkat yang mudah dipahami serta menunjukkan poin tindakan dan alur kerja.

5. Insani (2010)

SOP adalah daftar prosedur langkah demi langkah yang dapat diikuti siapapun dengan sedikit pelatihan.

6. Charles Cox

SOP menggambarkan bagaimana karyawan dapat menyelesaikan proses dengan cara yang persis sama setiap saat sehingga fungsi organisasi tetap konsisten, akurat, dan aman.

Tujuan Dibuatnya SOP

Tentunya pembuatan SOP di setiap perusahaan ataupun organisasi ada tujuannya, berikut ini beberapa tujuan dibuatnya SOP:

1. Membantu Karyawan Memahami Peraturan

SOP ternyata bertujuan membuat karyawan lebih memahami secara menyeluruh mengenai aturan dan tugasnya. Bukan hanya itu, dengan melihat SOP, para karyawan atau tenaga kerja lebih mengetahui bagaimana tata cara pelaksanaan tugasnya dengan benar.

2. Mempermudah Proses Adaptasi Karyawan Baru

SOP sendiri bisa menjadi panduan atas segala kegiatan perusahaan, membantu karyawan baru lebih mudah untuk berkontribusi sebagaimana seharusnya. Terutama memahami peraturan yang berlaku, tetapi juga apa yang menjadi hak dan kewajiban serta wewenang atas posisi mereka. Dengan begitu, karyawan barunya akan mengerti dengan lingkungan mereka dan lebih mudah beradaptasi dan mengikuti sistem yang diberlakukan oleh perusahaan.

3. Memudahkan Pencapaian Target Perusahaan

Setiap perusahaan atau organisasi tentunya memiliki target yang harus dicapai. Proses untuk mencapai targetnya ini melibatkan seluruh SDM (sumber daya masyarakat) di setiap divisi yang ada. Ketika semua SDM sudah paham betul dengan semua job desknya masing-masing, maka target perusahaan pun akan semakin mudah dicapai.

4. Meminimalkan Kesalahan

Terakhir, tujuan dari membuat SOP adalah meminimalkan kesalahan dalam setiap aktivitas. Baik dalam menjalankan tugasnya, memanfaatkan fasilitas yang ada, atau bahkan dalam bersikap ketika berada di lingkungan kerja. Jika setiap karyawan mampu melakukan apa yang ada dalam SOP, maka akan meminimalkan kesalahan karena tidak melanggar aturan.

Cara Membuat SOP (Standard Operating Procedure)

Dalam membuat SOP, ada beberapa cara membuat SOP yang benar, diantaranya :

1. Mulailah dengan Memikirkan Akhir

Hal pertama yang harus dilakukan adalah dengan memikirkan akhir atau tujuan dibuatnya SOP (Standard Operating Procedure). Misalnya, jika Anda menulis dokumen yang ingin menjelaskan tentang prosedur menutup restoran untuk mengamankan restoran hingga karyawan Anda. Setelah Anda tahu apa ingin dicapai dari SOP, Anda juga bisa menulis garis besar dan menentukan detail atau isi dari SOP yang akan dibuat.

2. Memilih Format

Selanjutnya, pilih format. Ada banyak format yang bisa digunakan dalam pembuatan SOP. Ada format procedure atau langkah-langkah sederhana, format hierarki, dan diagram alur. Ketiganya memiliki perbedaan sehingga bisa dipilih format mana yang paling sesuai.

Format langkah-langkah sederhana biasanya lebih singkat dan mudah dipahami. Biasanya isinya merupakan daftar nomor yag harus dikerjakan. Format langkah hierarki sendiri merupakan prosedur Anda memiliki banyak langkah yang melibatkan beberapa keputusan, Anda bisa menggunakan format yang satu ini.

Format ini biasanya berupa daftar langkah-langkah utama yang memiliki beberapa poin atau bernomor dan diikuti dengan rangkaian sub-bab. Sementara, format diagram berisi memetakan dan merencanakan prosedur yang mencakup banyak kemungkinan hasil.

3. Pengembangan SOP

Setelah membuat SOP yang akan dijadikan sebuah acuan proses pelaksanaan kegiaan keseharian organisasi ataupun perusahaan, tentunya tidak dalam satu kali jadi, sehingga diperlukan beberapa kali proses pengembangan untuk menyempurnakan SOP yang sudah dibuat.

4. Penerapan SOP

Setelah SOPnya dibuat, maka tahap selanjutnya adalah menerapkan SOP sesuai dengan langkah-langkah yang tertulis. Setiap karyawan atau divisi harus melaksanakan sesuai dengan divisinya masing-masing agar seluruh tim dapat bekerja sama dengan baik untuk mencapai tujuan yang sudah ditetapkan perusahaan.

5. Monitoring dan Evaluasi

Terakhir, hal yang harus dilakukan adalah melakukan monitoring serta evaluasi. Monitoring ini dilakukan selama masa proses penerpan SOP. Hal ini dimaksudkan untuk melihat adanya proses yang gagal, serta menampung masukan untuk memperbaiki kinerja ke depannya. Masukan-masukan yang ada menjadi bahan evaluasi agar menjadi penyempurna standar operasional ke depannya.

Manfaat Pembuatan SOP

SOP juga memiliki beberapa manfaat yang tertera dalam Permenpan No.2PER/21/M-PAN/11/2008), sebagai berikut :

1. Sebagai standarisasi cara yang dapat dilakukan para pegawai dalam menyelesaikan pekerjaan khusus, mengurangi kesalahan dan kelalaian.
2. SOP ini membantu staf menjadi lebih mandiri dan tidak tergantug pada intervensi manajemen, sehingga akan dapat mengurangi keterlibatan para pimpinan dalam pelaksanaan proses sehari-hari.
3. Meningkatkan akuntabilitas dengan dapat mendokumentasikan sebuah tanggung jawab khusus dalam melaksanakan tugas.
4. Menciptakan sebuah ukuran standar kinerja yang akan dapat memberikan sorang pegawai cara konkret untuk dapat memperbaiki kinerja serta membantu mengeveluasi usaha yang telah dilakukan.
5. Menciptakan berbagai bahan-bahan training yang dapat membantu pegawai baru untuk cepat melakukan tugasnya.
6. Menunjukkan sebuah kinerja bahwa organisasi efisien dan dikelola dengan baik.
7. Menyediakan berbagai pedoman bagi setiap di unit pelayanan dalam melaksanakan pemberian pelayanan sehari-hari.
8. Menghindari suatu tumpang tindih dalam pelaksanaan tugas pemberian pelayanan.
9. Membantu sebuah penelusuran terhadap berbagai kesalahan-kesalahan prosedural dalam memberikan pelayanan. Menjamin suatu proses pelayanan agar tetap berjalan dalam berbagai situasi.

Itulah beberapa penjelasan mengenai SOP (Standard Operating Procedure) mulai dari beberapa pengertian menurut ahli, apa saja tujuannya, bagaimana cara membuat SOP, dan manfaat dari SOP. Semoga bermanfaat.